DE ADMINISTRACIÓN INDUSTRIAL
ESPECIALIDAD: ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS
SECCIÓN 145 A3
UNIDAD CURRICULAR: GESTIÓN ADMINISTRATIVA
PROF. BOGARD MACERO
DELGADO, Neida C.I.10.149.782
ESIS, Liseth C.I.10.866.461
MADERA, Katherin C.I.17.921.558
SOJO, Yurvany C.I.12.682.649
TOVAR, Raúl C.I.11.487.534
VAZQUEZ, Marlyn C.I.18.094.630
PESTANO, Said, C.I. 16.496.066
Según Beatriz G. F. Valderrama, Socia Directora de Altacapacidad, es licenciada en Psicología por la Universidad Complutense de Madrid y PDG del IESE (Programa de Dirección General). Está especializada en proyectos de Gestión del Cambio, Coaching, Gestión por Competencias y Programas de Desarrollo Directivo.
PERSPECTIVA SISTÉMICA
LA GESTION DE EMPRESAS COMO UN PROCESO Y COMO UN SISTEMA
Quienes gestionan la empresa deben pensar primero que es lo que se quiere hacer, luego hacerlo, pero controlando que lo que se esta haciendo vaya coincidiendo con lo que se había pensado hacer. Esto es valido también para nuestras propias acciones individuales.
CONTRIBUCION DEL ENFOQUE DE SISTEMA A LA GESTION DE EMPRESAS
Para muchos autores la Teoría General de Sistemas (TGS) constituye el paradigma dominante en el ámbito de la gestión de empresas.
La base fundamental de la TGS es el concepto de sistema, que puede de definirse a partir de las siguientes notas conceptuales:
Un sistema es un conjunto de elementos
Estos elementos están dotados de una estructura u orden interno.
Un sistema posee una finalidad u objetivo
En un sistema hay transformación o procesamiento.
Un sistema utiliza inputs o insumos y produce outputs o productos.
Un sistema esta dotado de una regulación o control interno
Un sistema es dinámico, pues presenta estados o situaciones en el tiempo.
Desde este punto de vista podemos definir la empresa como un sistema abierto, caracterizado por:
- Ser un sistema complejo compuesto por subsistemas
- Tener interdependencia entre las partes
- Presentar homeostasis o búsqueda del equilibrio
- Presenta morfogénesis o capacidad de adaptación
- Tener un comportamiento probabilística o no determinista
A partir de la concepción del Castillo Clavero y otros (2003) se presenta una visión de la empresa como un sistema global o metasistema, que estaría formado en principio por dos niveles jerárquicos de sistemas fundamentales (que ayudara a articular los distintos capítulos de este trabajo.
Un nivel Operativo o sistema de operación, en el que actúan los factores elementales, de carácter físico (tierra), humano (trabajo) y financiero (capital).
Este sistema puede descomponerse en tres niveles o sub-sistemas:
- Sub-sistema físico. Esta integrado por las funciones de aprovisionamiento, producción y comercialización.
- Sub-sistema financiero. Esta integrado por las funciones de financiación e inversión.
- Sub-sistema humano. Esta integrada por las funciones de selección, formación, aplicaron y mantenimiento de recursos humanos.
- Un nivel rector o sistema de decisión, envolvente del sistema de operación y en el cual operan el cuarto factor de producción, el factor dispositivo o decisión al cuya materia prima es la información.
- Cada nivel del sistema global presenta las funciones integradas, de forma que representan un proceso de creación del valor. Este planteamiento permite integrar varias cuestiones.
- La concepción de la empresa como unidad económica con la concepción de la empresa como organización.
- Los criterios de establecimiento de sub-sistemas de niveles y funcionales.
- La concepción de la gestión como proceso con el de la organización como un sistema de decisión.
- La consideración de los niveles estratégicos y de gestión de la empresa.
- La consideración del sub-sistema de recursos humanos, incluyendo sus funciones características bajo un enfoque sistémico.
- La gestión de empresa se configura como una ciencia interdisciplinaria y multimetodologica.
- Su cuerpo teórico puede estructurarse a partir de tres grandes ramas: las aportaciones de la teoría económica, de la teoría de la organización y del pensamiento estratégico.
- A partir de la Teoría General de Sistemas, puede abordarse la naturaleza de la empresa como un sistema abierto, un sistema de sistemas, donde prevalecen dos fundamentales: el sistema de decisión (hace referencia al factor dispositivo) y un sistema operativo, formado a su vez por los sub-sistemas físicos (se corresponden con el factor tierra), financiero (representa al factor capital) y humano (recoge el trabajo).
EL ENFOQUE SISTEMATICO
Los avances tecnológicos y el ambiente social en el cual opera la empresa influyen sus necesidades y determina, en definitiva, el tipo de estructura apropiada de su organización estos son los motivos primordiales en el enfoque sistemático y su desarrollo.
La organización esta integrada por dos sub-sistemas: el proceso de la información y la toma de decisiones y la interrelación entre los mismos esta perfectamente enfocada desde el punto de vista “sistemático”. Esto viene ilustrado como un rango esencial en la “Teoria Behaviourista de la Organización” de “Cyer y March”. Estos autores veían la organización dividida en una serie de sub-sistemas que actúan entre si, prestando especial atención a los limites entre dos sub-sistemas.
LA ORGANIZACIÓN SISTEMÁTICA TIENE VARIOS SUB-SISTEMAS
- Operativos: Que tratan de alcanzar los objetivos establecidos de forma eficaz y eficiente.
- Coordinadores: Se refiere a pasar los objetivos a planes y procedimientos de la operación.
- Estratégico: Que relacionan las actividades de la organización con su mercado o su entorno inmediato.
La introducción de nuevos procedimientos tecnológico (Internet) puede reducir la dependencia del sub-sistema coordinador en lo referido a sistemas de control administrativo y planificación, creando nuevos problemas en la gestión. Esto puede considerarse un problema entre los límites del sub-sistema operativo y el coordinador.
LOS SISTEMAS DE CONTROL DE GESTIÓN. SU ESTRUCTURA Y FUNCIONAMIENTO
Desde la comunidad primitiva, el hombre se ha planteado la necesidad de regular sus acciones y recursos en función de su supervivencia como individuo o grupo social organizado. En cualquier caso, existió en primer momento, un instinto de conservación y con el posterior desarrollo bio-psico-social, una conciencia de organización que les permitió administrar sus recursos. Surgió así un proceso de regulación y definición de actividades que garantizaba:
- Contar con alimentos, herramientas, tierra y hasta lugares para la pesca en determinado período del año.
- Conocer exactamente, quién o quiénes eran responsables de una u otra labor.
- Detectar alguna falta y las posibles causas.
- Actuar ante una situación que atentara en contra de lo que se encontraba previsto.
Este proceso que inicialmente era una actividad intuitiva, fue perfeccionándose gradualmente y con el tiempo evolucionó a modelos que reforzarían su carácter racional y por lo tanto han ido profundizando y refinando sus mecanismos de funcionamiento y formas de ejecución, hasta convertirse en sistemas que, adaptados a características concretas y particulares, han pasado a formar parte elemental y punto de atención de cualquier organización.
Con el desarrollo de la sociedad y de los sistemas de producción influenciados por el desarrollo científico técnico y las revoluciones industriales, la forma de enfrentar situaciones objetivas ha exigido una mayor profundidad de análisis y conceptos para asumir funciones o desempeñar papeles determinados y mantener al menos un nivel de competencia que permita sobrevivir. Derivados de este proceso surgen ideas y términos como la gestión y todo lo que ella representa.
La gestión está caracterizada por una visión más amplia de las posibilidades reales de una organización para resolver determinada situación o arribar a un fin determinado. Puede asumirse, como la "disposición y organización de los recursos de un individuo o grupo para obtener los resultados esperados". Pudiera generalizarse como una forma de alinear los esfuerzos y recursos para alcanzar un fin determinado.
Los sistemas de gestión han tenido que irse modificando para dar respuesta a la extraordinaria complejidad de los sistemas organizativos que se han ido adoptando, así como a la forma en que el comportamiento del entorno ha ido modificando la manera en que incide sobre las organizaciones.
Para lograr definir, por tanto, lo que se ha dado en llamar "Control de Gestión", sería imprescindible la fusión de lo antes expuesto con todo un grupo de consideraciones y análisis correspondientes sobre el control. En todo este desarrollo, el control ha ido reforzando una serie de etapas que lo caracterizan como un proceso en el cual las organizaciones deben definir la información y hacerla fluir e interpretarla acorde con sus necesidades para tomar decisiones.
El proceso de control clásico consta de una serie de elementos que son:
- Establecimiento de los criterios de medición tanto de la actuación real como de lo deseado. Esto pasa por la fijación de cuáles son los objetivos y cuantificarlos; por determinar las áreas críticas de la actividad de la organización relacionadas con las acciones necesarias para la consecución de los objetivos y por el establecimiento de criterios cuantitativos de evaluación de las acciones en tales áreas y sus repercusiones en los objetivos marcados.
- Fijación de los procedimientos de comparación de los resultados alcanzados con respecto a los deseados.
Análisis de las causas de las desviaciones y posterior propuesta de acciones correctoras. - La principal limitante de este enfoque sobre el control radica en que las acciones correctivas se tomarán una vez ocurrida la desviación (a posteriori), por el hecho de no encontrarse previamente informados y preparados para evitar la posible desviación. Además presenta otras limitantes que lo hace poco efectivo ante las necesidades concretas de la organización, que requieren un análisis más detallado, en cuanto a su relación con el entorno, características de la organización, carácter sistémico y valoración de aspectos cualitativos los cuales se denominarán en lo adelante factores no formales del control.
Uno de los aspectos más importantes que ha de caracterizar al control como proceso, lo constituye el hecho de que el mismo se diseñe con un enfoque sistémico, por lo que resulta de gran importancia esclarecer los conceptos a él asociados.
Es preciso comenzar entonces por el concepto de Sistema, visto esto como un conjunto de elementos interrelacionadas entre si, en función de un fin, que forman un todo único y que posee características nuevas que no están presentes en cada uno de los elementos que lo forman.
Cada elemento que conforma un sistema tiene una función específica bien definida y la obligación de cumplirla y contribuir de forma sinérgica al correcto funcionamiento y, en definitiva, alcanzar el objetivo determinado. En una organización, solamente esto le permitirá sobrevivir.
Puede hablarse, entonces, de un Sistema de Control, como un conjunto de acciones, funciones, medios y responsables que garanticen, mediante su interacción, conocer la situación de un aspecto o función de la organización en un momento determinado y tomar decisiones para reaccionar ante ella.
Los sistemas de control (Menguzzato y Renau. 1986, p. 245.) deben cumplir con una serie de requisitos para su funcionamiento eficiente:
- Ser entendibles
- Seguir la forma de organización
- Rápidos
- Flexibles
- Económicos.
Cada parte de este sistema debe estar claramente definida e integrada a una estructura que le permita fluir y obtener de cada una la información necesaria para el posterior análisis con vistas a influir en el comportamiento de la organización. Habría que agregar a la definición brindada dos factores importantes.
El proceso de control debe contar con una definición clara de cada centro de información. (Centro de responsabilidad). Debe tener bien definido qué información es la necesaria y cómo se recogerá, procesará y llevará a la dirección para la toma de decisiones.
El sistema de control debe estar soportado sobre la base de las necesidades o metas que se trace la organización. Estas metas pueden ser asumidas como los objetivos que se ha propuesto alcanzar la organización y que determinan en definitiva su razón de ser.
El hecho de que el sistema de control se defina y oriente por los objetivos estratégicos de una organización, le otorga un carácter eminentemente estratégico, pues estará diseñado para pulsar el comportamiento de las distintas partes del sistema en función del cumplimiento de esos objetivos y a la vez aportará información para la toma de decisiones estratégicas.
Cada objetivo debe estar debidamente conformado y ajustado a las características del entorno y a las necesidades objetivas y subjetivas de la organización. El seguimiento de la evolución del entorno permite reaccionar, y reajustar si es necesario, la forma en que se lograrán esas metas planteadas e incluso replantearlas parcial o totalmente. Para lograrlo es necesario que el Sistema de Control funcione de tal forma que permita obtener la información necesaria y en el momento preciso. Debe permitir conocer qué está sucediendo alrededor y tomando como base las vías escogidas para llegar al futuro (Estrategias), conocer la reacción a esos cambios externos. Muchas veces, los cambios externos exigen cambios internos y se hace imprescindible conocer cómo y cuándo cambiar.
Un sistema de control con un enfoque estratégico, debe ser capaz de medir el grado de cumplimiento de esos objetivos.
Se hace necesario, entonces, identificar un grupo de indicadores, cuantitativos y cualitativos que expresen el nivel y la calidad del cumplimiento de cada objetivo.
A continuación se presentan algunos de los aportes que se han realizado a los sistemas de control en el mundo organizacional.
Según Gerry Johnson y Kevan Acholes (1997, p. 264.)
"…a menudo los directivos tienen una visión muy limitada de en qué consiste el control directivo de un contexto estratégico." Ambos consideran los sistemas de control en dos grandes categorías:
1. Sistemas de información y medición: Sistemas financieros, indicadores, etc.
2. Sistemas que regulan el comportamiento de las personas.
Otros autores establecen momentos por los cuales debe atravesar cualquier sistema de control.
Para Harold Koontz y Heinz Weihroh (1994, p. 128.) todo sistema de control debe atravesar por éstas tres etapas:
- "Establecimiento de estándares y puntos críticos.
- Medición del desempeño.
- Corrección de las desviaciones."
Este fundamento es muy parecido en general al concepto clásico de control. Ambos conceptos defienden y fundamentan lo siguiente:
El establecimiento de estándares y puntos críticos, permite a la dirección orientarse directamente sobre indicadores que le informen sobre la situación (a priori o a posteriori) de la organización. Los planes facilitan la comparación con lo que se ha logrado, pero atentan en contra de la innovación.
En este punto se incluye la determinación de los objetivos que se traza la organización para su superación pero la poca flexibilidad en el mayor de los casos solo les permite sobrevivir.
Para Menguzzato y Renau (et. al., 1984, p. 245.)
Existe un grupo de variables que recogen toda la información necesaria para fijar el valor esperado y compararlo con la salida del sistema.
- "Variables esenciales: de gran importancia en el funcionamiento del sistema y están ligadas (o representan incluso) a los objetivos del sistema.
- Variables de acción: pueden ser manipuladas por otro sistema o por un operador y tienen como misión regular el funcionamiento del sistema." Para Menguzzato y Renau (et. al., 1984, p. 245.), existe un grupo de variables que recogen toda la información necesaria para fijar el valor esperado y compararlo con la salida del sistema.
- "Variables esenciales: de gran importancia en el funcionamiento del sistema y están ligadas (o representan incluso) a los objetivos del sistema.
- Variables de acción: pueden ser manipuladas por otro sistema o por un operador y tienen como misión regular el funcionamiento del sistema."
Todas estas ideas se cristalizan en sistemas de control diseñados en dependencia de la cultura organizacional o de las características del entorno, objeto social o simplemente sus necesidades. Un sistema de control eficaz debe diseñarse en función de la estrategia y la estructura, la formulación de objetivos organizacionales ligada a la estrategia es el punto de partida del proceso de control.
CONCLUSIONES
Los sistemas de control para la gestión estratégica de las organizaciones, todo sistema de dirección, por muy distintas que sean sus características o función social, está compuesto por un conjunto de funciones complejas en su conformación y funcionamiento. Para Newman (1968, p. 21.): "La dirección ha sido definida como la guía, conducción y control de los esfuerzos de un grupo de individuos hacia un objetivo común."
El trabajo de cualquier directivo puede ser dividido en las siguientes funciones:
- Planificar: determinar qué se va a hacer. Decisiones que incluyen el esclarecimiento de objetivos, establecimiento de políticas, fijación de programas y campañas, determinación de métodos y procedimientos específicos y fijación de previsiones día a día.
- Organizar: agrupar las actividades necesarias para desarrollar los planes en unidades directivas y definir las relaciones entre los ejecutivos y los empleados en tales unidades operativas.
- Dirigir: emitir instrucciones. Incluye el punto vital de asignar los programas a los responsables de llevarlos a cabo y también las relaciones diarias entre el superior y sus subordinados.
- Controlar: vigilar si los resultados prácticos se conforman lo más exactamente posible a los programas. Implica estándares, conocer la motivación del personal a alcanzar estos estándares, comparar los resultados actuales con los estándares y poner en práctica la acción correctiva cuando la realidad se desvía de la previsión. (Newman, 1968).
BIBLIOGRAFIA
Fundamentos de Gestión Empresarial
Autor Elio Rafael de Zuani, Leopoldo Laborda Castillo
en Psicología por la Universidad Complutense de Madrid y PDG del IESE (Programa de Dirección General). Está especializada en proyectos de Gestión del Cambio, Coaching, Gestión por Competencias y Programas de Desarrollo Directivo.
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Empresa
La empresa es la institución o agente económico que toma las decisiones sobre la utilización de factores de la producción para obtener los bienes y servicios.
La empresa es la unidad económico-social, con fines de lucro, en la que el capital, el trabajo y la dirección se coordinan para realizar una producción de bienes o servicios.
Organización sistémica de la empresa Diseño de sistemas. Sistema de control.
Gestión Empresarial: Es la actividad empresarial que busca a través de personas (como directores institucionales, gerentes, productores, consultores y expertos) mejorar la productividad y por ende la competitividad de las empresas o negocios. Una optima gestión no busca sólo hacer las cosas mejor, lo más importante es hacer mejor las cosas correctas y en ese sentido es necesario identificar los factores que influyen en el éxito o mejor resultado de la gestión.
Enfoque de sistemas en la Gestión Empresarial.
Los avances tecnológicos y el ambiente social en el cual opera la empresa influyen sus necesidades y determina, en definitiva, el tipo de estructura apropiada de su organización estos son los motivos primordiales en el enfoque sistemático y su desarrollo.
OPINION GRUPAL
La gestión, se relaciona estrechamente con la naturaleza cambiante del entorno de las empresas, sobre todo, los cambios tecnológicos, siempre deberá centrarse en las personas, sea cual fuere la dimensión de la empresa. Además debe estar al tanto de los cambios que se puedan producir en la empresa, utilizando todos los elementos para responder a dichos cambios, en beneficio de sus clientes y de la sociedad en general.
Nosotros como equipo consideramos que la gestión empresarial es una labor que apenas comienza, y que tendrá actualización sistemática y permanente. Los empresarios y gerentes de hoy tienen por delante una gran tarea.
Lo esencial de los conceptos administración, gestión y gerencia está en que los tres se refieren a un proceso de "planear, organizar, dirigir, evaluar y controlar" como lo planteara H. Fayol al principio del siglo o Koontz.
La base fundamental de la TGS es el concepto de sistema, que puede de definirse a partir de las siguientes notas conceptuales:
v Un sistema es un conjunto de elementos
v Estos elementos están dotados de una estructura u orden interno
v Un sistema posee una finalidad u objetivo
v En un sistema hay transformación o procesamiento
v Un sistema utiliza inputs o insumos y produce output o productos
v Un sistema esta dotado de una regulación o control interno
v Un sistema es dinámico, pues presenta estados o situaciones en el tiempo
v Su cuerpo teórico puede estructurarse a partir de tres grandes ramas: las aportaciones de la teoría económica, de la teoría de la organización y del pensamiento estratégico.
v A partir de la Teoría General de Sistemas, puede abordarse la naturaleza de la empresa como un sistema abierto, un sistema de sistemas, donde prevalecen dos fundamentales: el sistema de decisión (hace referencia al factor dispositivo) y un sistema operativo, formado a su vez por los sub-sistemas físicos (se corresponden con el factor tierra), financiero (representa al factor capital) y humano (recoge el trabajo).
