Prof. Bogar. Macero

Prof. Bogar. Macero

1.26.2009

Gestion Empresarial

INSTITUTO UNIVERSITARIO DE TECNOLOGÍA
DE ADMINISTRACIÓN INDUSTRIAL
ESPECIALIDAD: ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS
SECCIÓN 145 A3
UNIDAD CURRICULAR: GESTIÓN ADMINISTRATIVA
PROF. BOGARD MACERO














INTEGRANTES:

DELGADO, Neida C.I.
ESIS, Liseth C.I.
MADERA, Katherin
C.I. PESTANA, Sait C.I
SOJO, Yurvany C.I.
TOVAR, Raúl C.I.
VAZQUEZ, Marlyn C.I.





Guarenas, 16 de Octubre de 2008



INDICE


Portada ………………………………………………………………………… 1
Índice ………………………………………………………………………….. 2
Introducción …………………………………………………………………… 3
Que es la gestión ……………….. .................................................................... 4
El control de Gestión ………….. ……………………………………………. 5
Gestión empresarial de seguridad .......................................………………….. 6
Excelencia …………………. …………….……………………………….. 7
Innovación ………………… ………. ………………………………………….8
Gestión empresarial ……………………...……………………………….... 9-12
Niveles Superiores de la Organización …………...…………………………..13
Niveles y las Responsabilidades …….……….………………………………..14
Los principales departamentos de la G.A. ..….………………………………..15
El Diseño y Ubicación de las distintas selecciones . ..….……………………..16
Las siglas de la Eficacia. ..……………………………..………….…………..17
El rol del Dpto. Técnico . ..…………………………….………….…………..18
Los Procedimientos Administrativos……….………….………….…………..19
Conclusión……………………………………………………………………..20
Bibliografía………………………………………………………………….. 21
Anexos ………………………………………………..……………….. 22 y 23





INTRODUCCIÓN

En las organizaciones se cuenta con diferentes tipos de recursos: Humanos, Físicos, Tecnológicos y Financieros; de los cuales consideramos que el recurso dinamizador de la organización es el Humano, de tal manera que su manejo adecuado es el que mejores dividendos aporta a la productividad empresarial.
Pero para llegar a ser participantes competitivos en el mercado nacional e internacional, las empresa necesitan de la gestión empresarial apoyada en la creación de sistemas de información y comunicación, eficaces y eficientes.
Consideramos que gestionar es coordinar todos los recursos disponibles para conseguir determinados objetivos, implica amplias y fuertes interacciones fundamentalmente entre el entorno, las estructuras, el proceso y los productos que se deseen obtener.
En este trabajo tenemos como objetivo comprender y analizar de forma sencilla lo que significa la gestión empresarial su importancia en nuestra carrera como Administradores de empresas y el valor agregado que representa el estudio de esta área. De esta forma podemos enfocarnos en la innovación, desarrollo, aprendizaje y esperar solo los óptimos resultados de los objetivos y las metas planteadas.








QUÉ ES LA GESTIÓN?

La gestión se apoya y funciona a través de personas, por lo general equipos de trabajo, para poder lograr resultados.
Concepto de gestión empresarial
El concepto de gestión posee preliminares básicos correspondientes a la organización, lo que implica que éste aplicado en una empresa o en un negocio examina algunos de los objetivos principales correspondientes a la misma.
Es importante tener en cuenta en este concepto que ninguna empresa puede subsistir si no posee algún tipo de beneficio, por lo que siempre se debe mantener un cierto nivel de competencia con las otras empresas que se dedican a fabricar y elaborar los mismos productos que la nuestra. El concepto de gestión se mueve en un ambiente en el cual, por lo general, los recursos disponibles escasean, y en base a esto, la persona encargada de la gestión debe aplicar diferentes fórmulas para que se esta manera se logren persuadir y motivar constantemente a todas las fuentes del capital empresarial, con el objetivo de lograr que las mismas apoyen todos los proyectos que la empresa planea emprender.
Si nos enfocamos en la aplicación del concepto de gestión para llevar a cabo las actividades de una empresa, es importante destacar que por lo general, el mismo suele tener mucha más aplicación en las empresas de propiedad privadas, que son más conocidas como el sector privados empresarial. De todas formas debemos decir que las empresas que le pertenecen al sector público, es decir, aquellas que son propiedad del estado, también suelen tener buenos modelos de gestión, pero los mismos suelen independizarse bastante de lo que es el concepto de gestión más técnico.
Y es aquí en donde radica la diferencia más grande, ya que el sector privado, aplicando el concepto de gestión en el desarrollo de sus actividades obtiene muchas más ganancias que una empresa correspondiente al sector público, es por ello que es importante considerar la tecnicidad del concepto de gestión como parte de la gestión empresarial. De todas formas es importante también que se haga mención del hecho lógico que nos confirma que las empresas privadas cuentan con muchos más recursos que aquellas del Estado, y uno de esos recursos es la tecnología, una herramienta que ha ayudado ampliar el concepto de gestión en todas las aplicaciones correspondientes.
EL CONTROL DE GESTIÓN
Para realizar un buen control de la gestión de una empresa, se deben tener en cuenta tres funciones principales:
1.- Cual será la finalidad y la misión de la organización definiendo claramente sus objetivos.
2.- Preparación del personal de la empresa para que trabaje con eficacia a través del reciclaje y de la formación permanente.
3.- Identificar - mejorando o corrigiendo - los impactos de los cambios sociales que puedan afectar a la organización, teniendo en cuenta sus efectos y adaptarlos convenientemente al objetivo y misión de la organización.
Aunque estas funciones principales se estudian con mayor detalle en temas posteriores, hemos de hacer hincapié aquí en que el trabajo de la gestión exige al director de la empresa cualidades excepcionales. El dirigente en las sociedades industriales actuales ocupa un puesto de responsabilidad y liderazgo, similar al que en épocas pasadas ocupaban militares y sacerdotes.

Gracias a su buena gestión empresarial Carlos Slim se ha convertido, recientemente, en el hombre más rico de todo el mundo. Por ello todo lo que dice causa gran admiración. La CNN Expansión ha recopilado sus 10 consejos para una buena gestión:
a) Tener estructuras simples y organizaciones con mínimos niveles jerárquicos, con desarrollo humano y formación interna de las funciones ejecutivas. Tener flexibilidad y rapidez en las decisiones. Operar con las ventajas de la empresa pequeña, que son las que hacen grandes a las grandes empresas.
b) Mantener la austeridad en tiempos de vacas gordas. Esto fortalece, capitaliza y acelera el desarrollo de la empresa. Asimismo, evita los amargos ajustes dramáticos en las épocas de crisis.
c) Ser activos en la modernización, crecimiento, capacitación, calidad, simplificación y mejora incansable de los procesos productivos. Incrementar la productividad, competitividad, reducir gastos y costos guiados siempre por las más altas referencias mundiales.
d) La empresa nunca debe limitarse a la medida del propietario o del administrador. No sentirnos grandes en nuestros pequeños corralitos. Mínima inversión en activos no productivos (por ejemplo, Grupo Carso siempre tuvo sus oficinas en las plantas de las empresas industriales; ahora que da un giro comercial, tendrá oficinas públicas).
e) No hay reto que no podamos alcanzar trabajando unidos con claridad en los objetivos y con conocimiento de los instrumentos para lograrlos.
f) El dinero que sale de la empresa se evapora. Por eso reinvertimos las utilidades.
g) La creatividad empresarial no sólo es aplicable a los negocios. También es la solución de muchos de los problemas de nuestros países. Lo que hacemos a través de las fundaciones del grupo.
h) El optimismo firme y paciente siempre rinde sus frutos. Esto es de mi padre.
i) Todos los tiempos son buenos para quienes saben trabajar y tienen con qué hacerlo.
j) Nuestra premisa es y siempre ha sido tener muy presente que nos vamos sin nada; que sólo podemos hacer las cosas en vida y que el empresario es un creador de riqueza que la administra temporalmente.
Concepto de gestión: sus cuatro funciones principales
Debemos decir que el concepto de gestión aplicado a la administración de empresas obliga a que la misma cumpla con cuatro funciones fundamentales para el desempeño de la empresa; la primera de esas funciones es la planificación, que se utiliza para combinar los recursos con el fin de planear nuevos proyectos que puedan resultar redituables para la empresa, en términos más específicos nos referimos a la planificación como la visualización global de toda la empresa y su entorno correspondiente, realizando la toma de decisiones concretas que pueden determinar el camino más directo hacia los objetivos planificados. La segunda función que le corresponde cumplir al concepto de gestión es la organización en donde se agruparan todos los recursos con los que la empresa cuenta, haciendo que trabajen en conjunto, para así obtener un mayor aprovechamiento de los mismos y tener más posibilidades de obtener resultados.
La dirección de la empresa en base al concepto de gestión implica un muy elevado nivel se comunicación por parte de los administradores para con los empleados, y esto nace a partir de tener el objetivo de crear un ambiente adecuado de trabajo y así aumentar la eficacia del trabajo de los empleados aumentando las rentabilidades de la empresa.
El control es la función final que debe cumplir el concepto de gestión aplicado a la administración, ya que de este modo se podrá cuantificar el progreso que ha demostrado el personal empleado en cuanto a los objetivos que les habían sido marcados desde un principio.
Teniendo todo esto que ha sido mencionado en cuenta, podemos notar la eficiencia que posee el hecho de llevar a cabo la administración de empresas en base al concepto de gestión. El mismo aporta un nivel mucho más alto de organización permitiendo así que la empresa pueda desempeñarse muy bien en su área de trabajo. En el caso de que emprenda un nuevo negocio o una empresa, con el objetivo de que la misma llegue a grandes estatutos empresariales, le recomendamos entonces que la administración correspondiente a su empresa se encuentre regida por el concepto de gestión, y de esta manera se aumentaran los niveles de posible éxitos que se pueda tener en la empresa.
Gestión empresarial de Seguridad

Los tres elementos clave de la Gestión Estratégica Empresarial

Por Diofanor Rodríguez CPP.

Los incesantes y precipitados cambios en la tecnológica, conjuntamente con la disminución en el tiempo de vida de los bienes y servicios, los constantes cambios en los hábitos de los consumidores; los cuales poseen cada día más información y son más rigurosos.Esto se suma a la inclemente competencia a nivel global que exige a las empresas mayores niveles de calidad, acompañados de mayor diversidad, menores costos y tiempo de respuestas, requieren todos ellos de la aplicación de métodos que en forma integral permitan hacer frente a los diferentes retos que se presentan en nuestra actividad en el día a día.
Joel Barker, en su libro “Paradigmas”, menciona los que, para él son los tres elementos claves de la Gestión Estratégica Empresarial, para quienes deseen ser competitivos hoy en día. Estos son: Excelencia, Innovación y Anticipación.
Utilizando este punto de vista, y llevándolo al mundo de la seguridad, podemos decir que son los factores críticos del éxito de nuestra labor, toda vez que no debemos inventar la rueda, pues todo ya esta inventado. Con esto quiero iniciar la definición, desde mi percepción, de cada uno de estos elementos claves.
Excelencia:
Hace referencia a que siempre encontraremos a alguien con quien compararnos y que realiza la misma actividad nuestra, siendo los primeros en ella, lo que nos obliga a iniciar nuestro trabajo por lo menos en este punto.
Así, lo que hacemos con posterioridad a este inicio es el mejoramiento de nuestros productos, buscando mejorar lo que para muchos pueda ser inmejorable.
Ejemplos pueden existir, pero el que mas me gusta hace referencia a la “gerencia japonesa”, que se orienta hacia la calidad total.
Entre los componentes que posee esta excelencia, está en primer lugar y como base de partida, la calidad humana de vida de las personas que desarrollan la labor de seguridad.
Sumado a esto se encuentra la calidad del proceso, hecho este que como todas las actividades en cualquier entorno lo realizan las personas, y por ende debemos realizar una reingeniería en la forma de pensar de nuestros hombres de seguridad, pues solo a través de ellos lograremos enfrentar los retos de la excelencia.
Cuando se habla de calidad humana de vida, se habla de desarrollo personal, autoestima, visión personal y profesionalismo. Sin que el profesionalismo signifique un sin número de títulos colgados en las paredes de nuestras oficinas, pues este profesionalismo esta orientado a entender nuestro rol dentro del escenario empresarial donde prestamos nuestro servicio de seguridad, que incluye el qué, el como, el por qué y el para qué.Esto nos lleva entonces a decir que la formación y el aprendizaje de los hombres de seguridad juega papel importantísimo en el desarrollo de equipos competitivos, sin olvidar que un equipo aprende a través del aprendizaje de los integrantes del mismo, pero que esto per se no es suficiente se necesita de la retroalimentación de las partes para lograr un aprendizaje en conjunto que genere valor agregado.
Es por esta razón que cada vez que vinculamos a nuestras organizaciones un hombre de seguridad se le debe incitar a que desde el momento que se “sube al tren” deberá sincronizarse y alinearse con los objetivos estratégicos trazados por la organización. Pues bien, el reto final en busca de la excelencia esta en el deseo de los integrantes del equipo de seguridad en aprender a aprender con el único propósito de buscar ser competitivos. Cuando se habla de calidad en los procesos de seguridad, hablamos de mejoramiento continuo e implícitamente hablamos de quien hace las cosas eso es el factor humano, a quien en muchas ocasiones no se les escucha y se pierden por ende muchas iniciativas que contribuirían al mejoramiento de un procedimiento de seguridad, a optimizar recursos y a mejorar los costos.
No podemos olvidar que la seguridad como cualquier otra actividad comercial trabaja en función de un cliente, ya sea de carácter interno o externo. Por consiguiente, debemos estar preparados para identificar las necesidades de ese cliente y buscar de forma acertada la satisfacción de la misma.
Innovación:
Este segundo elemento es de suma importancia en las personas de seguridad, pues debe convertirse en un estilo de vida.
Como ejemplo es bueno citar el Kaizen, que significa “La mejora que involucra a todos: alta administración, gerentes y trabajadores”.

Así, el ejercicio de innovar esta siempre unido a la parte derecha de nuestro cerebro. Tal vez la pregunta para iniciar es ¿funciona el mío?, y la respuesta es un rotundo si, pues todos los seres humanos poseemos esa cualidad. El problema es lograr el desarrollo de la misma.

En cuanto a los hombres de seguridad siempre será bueno estarles preguntando que podrían mejorar en su puesto de trabajo para lograr un óptimo desempeño de sus labores y conseguir que ese aporte cree sinergias al interior de la organización que recibe nuestros servicios.

El problema generalmente con la innovación radica en el hecho de que a muchos de nosotros nos da miedo que alguien nos diga que estamos locos o salidos de la realidad, lo cual genera la primera barrera de expresión cuando de innovar se trata; pero si nos referimos a la historia, veremos que son muchos los casos de los locos que hoy son padres de algún invento que revolucionó el mundo, lo que indica que son esas ideas las que crean nuevos productos.

La mayor parte de los problemas de la innovación en seguridad sin duda se derivan del hecho de que no somos capaces de enfrentar aquellos paradigmas que subsisten en el medio y decidimos no decir nada por miedo de correr el riesgo de ser tildado de loco o de cuanta cosa se les ocurra.
El verdadero problema de buscar la innovación en seguridad es que no hemos aprendido a identificar lo que nuestro cliente necesita y ofertamos productos que generalmente todos los proveedores ofrecen sin realizar los ajustes necesarios para el cliente que solicita el servicio, pues si bien la seguridad es un lenguaje universal, las organizaciones poseen sus propios problemas originados en cada uno de sus procesos, lo que hace que ninguna organización se parezca a otra.
Cuando se logra la flexibilidad en los paradigmas hemos dado un paso hacia adelante que muy seguramente ayudará de forma activa en la búsqueda de nuevas ideas para la solución de muchos de los problemas que constantemente estamos enfrentando en la seguridad.No podemos olvidar que cuando se genera una fisura en los esquemas de seguridad, necesitamos de nuestro primer elemento de seguridad que es el ser humano y si escuchamos a los que realizan el trabajo día a día muy seguramente encontraremos la solución mas rápido de lo que esperamos.
Pero seguramente será preciso cambiar nuestra forma de ver las cosas, no ser tan ingenuos de creer que todo lo sabemos y que somos producto terminado, pues esto seria un pecado capital cuando de innovar se habla, pues siempre existirán cosas que mejorar.
Todo esto obliga a que el hombre de seguridad siempre esté buscando ser un líder en cada una de las actividades que debe asumir en el entorno organizacional.Anticipación: El último elemento de esta reflexión hace referencia al hecho de que el hombre de seguridad debe ser proactivo, que significa estar antes de que sucedan los acontecimientos, identificar lo que nos puede ayudar a ser competitivos en las organizaciones del futuro o mejor aun forzando situaciones que en el futuro pueda controlar basado obviamente en la mejor herramienta de seguridad, que es el análisis de riesgos.Siempre que se habla de anticipación también se esta hablando de las tendencias que se generan en los entornos donde laboramos, lo cual hace necesario volverse un estudioso de las tendencias que en el mundo moderno ayudan de forma constante en la toma de decisiones.
Cada vez que realizamos estudios juiciosos de las tendencias del mercado, de los modus operandi de los delincuentes, de la forma como los fraudes y los hurtos mutan hacia el ciberespacio, estamos tratando de buscar de forma anticipada cual será nuestra nueva defensa.De la misma manera estamos ayudando a la organización para la que trabajamos a cambiar sus políticas de seguridad, sus procesos de funcionamiento y evitando poseer perdidas que al final afecten la continuidad del negocio.
Visto esto podemos decir que los tres elementos expuestos en este documento son como la guía, para iniciar una búsqueda del cambio en cada una de nuestras actividades de seguridad.La invitación para hoy es que no perdamos de vista estos tres elementos, pues muy seguramente contribuirán a la construcción de caminos menos enredados para definir el norte hacia donde debemos dirigirnos.

LA GESTIÓN EMPRESARIAL
Qué es la gestión empresarial?
Es la actividad empresarial que busca a través de personas (como directores institucionales, gerentes, productores, consultores y expertos) mejorar la productividad y por ende la competitividad de las empresas o negocios. Una optima gestión no busca sólo hacer las cosas mejor, lo más importante es hacer mejor las cosas correctas y en ese sentido es necesario identificar los factores que influyen en el éxito o mejor resultado de la gestión.
La entrada en el nuevo siglo y el panorama cambiante del mercado, sumado al aparecimiento y desarrollo de las tecnologías de información y comunicaciones (TIC´s) ha hecho que las empresas tengan que desenvolverse en un entorno cada vez más complejo. Por lo tanto la empresa agrícola moderna debe asumir el enorme desafío de modificar su gestión para competir con éxito en el mercado. Se puede decir entonces que la mayor parte de las empresas agrícolas se han visto en la necesidad de abrazar una gestión de adaptación a los cambios y alas nuevas circunstancias venideras.
Capacidades y habilidades de la función gerencial:
La función gerencial implica tener capacidad para conducir personas, un don especial para ser reconocidos y seguidos por los subalternos, indudablemente para esto se requiere capacidad técnica profesional espontánea y otros aspectos directivos a como se señalan a continuación:
• Capacidad para tomar decisiones
• Imaginación honestidad, iniciativa e inteligencia
• Habilidad para supervisar, controlar y liderar
• Habilidad para visualizar la actividad hacia el futuro
• Habilidad para despertar entusiasmo
• Habilidad para desarrollar nuevas ideas
• Disposición para asumir responsabilidades y correr riesgos inherentes
• Capacidad de trabajo
• Habilidad detectar oportunidades y generar nuevos negocios
• Capacidad de comprender a los demás y manejar conflictos
• Imparcialidad y firmeza
• Capacidad de adaptarse al cambio
• Deseo de superación
• Capacidad técnica de marketing para promocionar los productos de la empresa
• Capacidad para el análisis y solución de problemas
• Paciencia para escuchar
• Capacidad para relacionarse
Factores de competitividad que afectan la gestión:
Puntos críticos y determinantes de la competitividad a diferentes niveles:
Nivel Micro:
• Capacidad de gestión
• Estrategias empresariales
• Gestión de innovación
• Prácticas en el ciclo de producción
• Capacidad de integración en redes de cooperación tecnológica
• Logística empresarial
• Interacción entre proveedores, productores y compradores

Nivel Micro:
• Política de infraestructura fiscal
• Política educacional
• Política tecnológica
• Política de infraestructura industrial
• Política ambiental
• Política regional
• Política de comercio exterior
Clasificación de la gestión empresarial según sus diferentes técnicas:
Gestión empresarial es un término que abarca un conjunto de técnicas que se aplican a la administración de una empresa y dependiendo del tamaño de la empresa, dependerá la dificultad de la gestión del empresario o productor. El objetivo fundamental de la gestión del empresario es mejorar la productividad, sostenibilidad y competitividad, asegurando la viabilidad de la empresa en el largo plazo.
A continuación las técnicas de gestión empresarial:
Análisis Estratégico: diagnosticar el escenario identificar los escenarios político, económico y social internacionales y nacionales más probables, analizar los agentes empresariales exógenos a la empresa.
Gestión Organizacional o Proceso Administrativo: planificar la anticipación del quehacer futuro de la empresa y la fijación de la estrategia y las metas u objetivos a cumplir por la empresa; organizar, determinar las funciones y estructura necesarias para lograr el objetivo estableciendo la autoridad y asignado responsabilidad a las personas que tendrán a su cargo estas funciones.
Gestión de la Tecnología de Información: aplicar los sistemas de información y comunicación intra y extra empresa a todas las áreas de la empresa, para tomar decisiones adecuadas en conjunto con el uso de Internet.
Gestión Financiera: obtener dinero y crédito al menos costo posible, así como asignar, controlar y evaluar el uso de recursos financieros de la empresa, para lograr máximos rendimientos, llevando un adecuado registro contable.
Gestión de Recursos Humanos: buscar utilizar la fuerza de trabajo en la forma más eficiente posible preocupándose del proceso de obtención, mantención y desarrollo del personal.
Gestión de Operaciones y Logística de abastecimiento y distribución: suministrar los bienes y servicios que irán a satisfacer necesidades de los consumidores, transformando un conjunto de materias primas, mano de obra, energía, insumos, información. etc. En productos finales debidamente distribuidos.
Gestión Ambiental: contribuir a crear conciencia sobre la necesidad de aplicar, en la empresa, políticas de defensa del medio ambiente.
Pautas básicas fundamentales para una gestión adecuada:
Para lograr obtener éxito e la empresa agrícola y poder mantenerlo existen muchas fórmulas, sin embargo, existen ciertas pautas fundamentales que los empresarios, operadores de servicio o administradores deben de tomar en cuenta para gestionar adecuadamente su negocio sobre todo si nos referimos a los pequeños microempresarios:

• Querer y cuidar a los clientes compradores
• Encuentre a los compradores que usted quiera
• Descubra qué quieren sus clientes compradores
• Oriente a su cliente comprador a obtener lo que quiera
• Entregue siempre un valor entregado
El éxito de una gestión empresarial dependerá de muchos factores, por ejemplo, la localización, competencia, etc. Sin embargo el empresario agrícola puede crear su propio modelo según gestión adaptándose a sus habilidades empresariales y recursos disponibles actuales y futuros.
Por otro lado cuando el buen empresario productor o administrador esta creando su propio modelo de gestión deberá siempre efectuar lo siguiente:
• Planear a corto, mediano y largo plazo
• Usar herramientas cuantitativas en la toma de decisiones
• Reducción y control de costos
• Generación de valor agregado
• Prever el cambio
• Mantener una visión amplia del negocio
Funciones básica de la gestión:
Existen cuatro funciones básicas:
• Planeación• Organización• Dirección• Control
Por tanto, la capacitación en cuestión empresarial agrícola deberá fortalecer en todo momento los conceptos referidos a las 4 funciones básicas:
Niveles y tiempo:
Planeación:
Esta función contempla definir las metas de la organización, establecer una estrategia global para el logro de estas metas y desarrollar una jerarquía detallada de planes para integrar y coordinar actividades, contempla las siguientes actividades:
• Asignación de recursos• Programación
Organización:
Es la manera de diseñar la estructura de un negocio o empresa. Incluye la determinación de las tareas a realizar, quien las debe realizar, como se agrupan las tareas, quien reporta a quien y donde se toman las decisiones.
La estructura organizacional debe diseñarse de tal manera que quede claramente definido quien tiene que hacer determinada tareas y quien es responsable de los resultados.
Dirección, conducción y liderazgo:
Toda empresa, negocio, organización o institución agrícola está formada por personas, es responsabilidad de los administradores dirigir y coordinar las actividades de estas personas. La dirección consisten motivar a los subordinados, dirigir actividades de otros.
Control:
Una vez fijadas las metas, formulado los planes, delineados los arreglos estructurales, entrenado y motivado el personal, existe la posibilidad de que algo salga mal. Para asegurar que las cosas vayan como deben, se debe monitorear el desempeño del negocio u organización para comparar los resultados con las metas fijadas y presupuestos.
Dirigir Comprende:
• Producir: Resultados, metas, eficacia.
• Administrar: Eficiencia, funciones.
• Emprender: Crear, innovar.
• Integrar: Personas, equipos y cultura.
El directivo 100%:
• Consigue resultados
• Conoce su especialidad
• Está muy motivado
• Es buen administrador
• Es un apasionado del detalle
• Es un magnifico coordinador
• Es creativo
• Tiene vocación empresarial
• Esta dispuesto a sumir riesgos.
• Es sensible a la persona
• Es un líder para su equipo

RELACIONES A OTROS NIVELES SUPERIORES DE LA ORGANIZACIÓN

Hasta ahora hemos visto los aspectos de la comunicación en los niveles bajo e intermedio de la pirámide la organización empresarial. A muchos Gerentes esta parte no les supone grandes problemas. Pero cuando tienen que tratar a otros niveles de la Dirección, como puede ser con el Director General o Presidente de la empresa es cuando creen haber identificado o descubierto las autenticas frustraciones de su trabajo.
Las comunicaciones ascendentes, entre directivos, de menor a mayor nivel, revelan toda una serie de ansiedades profesionales.
El problema en esta relación puede resultar difícil o comprometido para el Gerente, que se pone a la defensiva al tener que asumir una postura subordinada ante alguien con mayor autoridad que él.
Incluso, las relaciones entre directivos del mismo nivel pueden contener a veces un elemento competitivo que impide tratar abiertamente asuntos importantes de la empresa.

EL CONTROL POR NIVELES Y LAS RESPONSABILIDADES
El control por niveles tiene una consecuencia directa con los "niveles de responsabilidad". Un control de niveles más amplio aumenta el nivel de responsabilidades en el gestor y el nivel de influencia de sus decisiones, afecta a todos los niveles de la organización.
Desde el punto de vista práctico, un control por niveles bajo, podría permitir al responsable de la gestión mantener un control absoluto sobre su área funcional, pero la experiencia nos ha demostrado que si se amplía el área de actuación, también aumenta el área de influencia, pues el gestor participa o se involucra más en los circuitos de comunicación interna de la empresa.
El control por niveles puede tener un efecto muy significativo en la eficacia y eficiencia de la organización.
Una empresa con 150 empleados, con los correctos controles por niveles, permite una perfecta coordinación de los trabajos, puesto que los mandos intermedios no necesitan delegar tanto y pueden supervisar y vigilar el rendimiento de la mano de obra y los trabajos en curso. Los trabajadores a su vez, pueden satisfacer las exigencias de su superior, realizando bien los trabajos y no necesariamente deben contribuir con ideas innovadoras y/o sugerencias.
Esta misma empresa, con más control por niveles, los gestores se verían agobiados y tendrían que delegar tareas y perderían la posibilidad de supervisar ellos mismos los trabajos. Serían entonces los propios trabajadores los que tendrían que responsabilizarse del control y organización de sus propias tareas y contribuir entonces con sus propias ideas para mejorar la productividad.

EL CONTROL POR NIVELES Y LA COORDINACIÓN
Los directivos de empresa tienen la misión primordial de coordinar las actividades de los distintos responsables de cada departamento: compras, marketing, finanzas, producción, investigación y desarrollo; todo ello variará en función de que exista un control de niveles, grande o pequeño, es decir una estructura pequeña, mediana o grande.
Un grupo capaz de trabajar con cohesión conseguirá descargar tareas a su inmediato superior, lo que permitirá a éste dedicar más tiempo a la planificación, presupuestos, políticas y estrategias, así como a otras decisiones corporativas.
Por este motivo, deberá existir una comunicación muy fluida que permita disfrutar de una mayor cobertura informativa, con la creación de equipos homogéneos de trabajo para mejorar el funcionamiento de la empresa.
Un control de nivel superior necesita una gran concentración, cuanto mayor sea el número de departamentos a controlar. El hecho de que nos encontremos ante una organización pequeña, también es necesario que sus gestores se preocupen de la coordinación, aunque no existan canales de comunicación tan complejos como en otras organizaciones superiores.

LOS PRINCIPALES DEPARTAMENTOS PARA LA GESTION ADMINISTRATIVA.

1. PRODUCCIÓN
Es el centro de las actividades productivas de la empresa y usualmente se le denomina la fábrica. Este departamento aplica los métodos más eficaces en la fabricación de los artículos. Antes de iniciar el proceso de fabricación se calculan los costes y se prevé cualquier eventualidad que pueda alterar o afectar al proceso. Estos trabajos son realizados por los supervisores que efectúan un seguimiento de los materiales requeridos y demás componentes para garantizar que estén disponibles a tiempo en la línea de producción.
2. CONTABILIDAD
Los diversos costes que intervienen en la explotación general de la empresa así como los ingresos que recibe la misma conciernen a este departamento. Registra las compras, ventas y gastos así como la compra o venta de activosfijos inmovilizados y demás adquisiciones de la empresa. Revisa periódicamente las cuentas para asegurar que las inversiones se están realizando correctamente. También se ocupa del pago de los salarios e incentivos al personal. La contabilidad de costes vigila los presupuestos de producción, tanto directos como indirectos, y garantiza mediante el cálculo y control permanente cualquier desviación de los costes, para garantizar que los precios de venta nos producen los beneficios esperados.
3. PERSONAL
Supervisa todos los asuntos referidos al personal de la empresa. Se encarga de la selección y contratación del personal, organiza cursos de formación a los distintos niveles y prepara reuniones de trabajo, charlas o seminarios para los directivos o para introducir nuevos procedimientos de trabajo. También se ocupa de los expedientes personales, de considerar candidatos para su promoción y redacta informes sobre normas operativas para jefes de departamento y supervisores. Recoge las quejas de los empleados, se ocupa de los expedientes disciplinarios y de despido, prepara informes testimoniales para el personal que abandona la empresa y se ocupa, por último, del bienestar social de los empleados, sin excepción.



4. COMPRAS
Este departamento es responsable de la compra de las materias primas y de la maquinaria y utillaje utilizados en el proceso de fabricación. También se ocupa de comprar los equipos y material de oficina. Cuando se reciben los suministros el Director de Compras visará las facturas de los distintos proveedores y las remitirá al departamento de Contabilidad para su pago.
5. LOGISTICA
Se encarga de que los productos sean enviados a los clientes, bien por ferrocarril, carretera, mar o por vía aérea. El gerente de transporte será el responsable de la selección del medio de transporte más seguro y económico para la consignación de las mercancías y estará al corriente de las tarifas vigentes de los fletes. Algunas empresas disponen de su propia flota de camiones y estos operan bajo la supervisión del mencionado gerente.
Todos estos niveles operacionales van engranados de modo eficiente para llevar a cabo todas las funciones operacionales de las empresas


EL DISEÑO Y UBICACIÓN DE LAS DISTINTAS SECCIONES

Para trabajar eficientemente, es fundamental que el diseño de la oficina sea correcto, que el mobiliario sea funcional, que haya luz, calefacción y ventilación suficiente, en función de la capacidad volumétrica del espacio disponible.
La ubicación de los distintos departamentos y su relación con los demás es un tema a tener en cuenta y deben ser considerados los siguientes factores:
Los departamentos que trabajan juntos o están vinculados entre sí, deben estar uno cerca del otro. Por ejemplo, Caja y Contabilidad.
Los departamentos o secciones de mucho tránsito deben estar cerca de la entrada o recepción.
Los servicios de correo, mensajería, copistería, etc. deben estar situados teniendo en cuenta la cercanía de ascensores, montacargas o escaleras.
Las salas de junta, reuniones o conferencias deben situarse lejos del ruido o aislarlas con paneles adecuados.
La maquinaria pesada se instalará en los pisos de planta baja a nivel de calle.
Los despachos de trabajo deben estar distribuidos teniendo en cuenta que sin son ampliados en un futuro, puedan hacerlo fácilmente.
Los despachos de Dirección se ubicarán en áreas restringidas al publico.
Los servicios y vestuarios dispondrán de un acceso fácil para el personal.
Debe existir un espacio adecuado para los archivos.






El "control" es una actividad que observa los hechos ocurridos y de este ciclo de control, existe una etapa preliminar que es como se va a realizar dicho control a todas y cada una de las actividades de la gestión.
Existen otros elementos en el proceso de control:
El control financiero, que es llevado a cabo a través del seguimiento de la política presupuestaria y la corrección de las desviaciones.
El control de personal, para observar el grado de disciplina de los empleados y la influencia que mantienen los mandos intermedios sobre las distintas actividades en línea.
El control de ventas, para comprobar el rendimiento de las zonas de venta, vendedores, productos, etc.
El control de producción, para observar la evolución de los costes, rendimiento de la maquinaria, productividad, plazos de entrega, calidad, etc.
El control podríamos definirlo como una síntesis crítica del funcionamiento de la gerencia, su personal y demás elementos de la gestión. La delegación de responsabilidad y autoridad a los empleados es visto por muchos gerentes como una estrategia que implica cierto riesgo y, para que llegue a funcionar con éxito, los mecanismos de control deberán ser más eficientes.
Eficacia de la gerencia, la medida por la cual un gerente tiene éxito al reunir los requisitos adecuados a cada situación.
Por tanto, al analizar la actuación de la gerencia nos encontramos con la paradoja de que el estilo de mando eficaz, depende totalmente de los factores de cada situación, por lo que deberemos observar detenidamente otros aspectos del trabajo del gerente para definir las facetas claves de sus acciones.

LAS SIGLAS DE LA EFICACIA

El gerente de una empresa tiene la responsabilidad de que las cosas se realicen correctamente y sin fallos. Las tres "P’s" es un lema utilizado para acentuar la obligación del gerente en la búsqueda de mejoras y son:
a) Performance = ACTUACIÓN
b) Productivity = PRODUCTIVIDAD
c) Profitability = BENEFICIOS
Los cuales representan los aspectos más significativos de los procedimientos de trabajo de la gerencia

El departamento de Investigación, Desarrollo e Innovación (I+D+i) puede ser la clave del futuro de la empresa. Un equipo de I+D+i "ineficaz" no nos servirá de nada.



De esta actividad surgen dos problemas específicos para la Gerencia:
1. Los resultados de la investigación difícilmente pueden ser pronosticados y la empresa puede realizar cuantiosas inversiones en un proyecto de investigación solo para encontrar que no existe una aplicación comercial efectiva.
2. Los costes de I+D+i pueden ser excesivos y por tanto fuera del alcance de las posibilidades de la empresa.
EL ROL DEL DEPARTAMENTO TÉCNICO
El diagnóstico y la previsión son elementos vitales para la supervivencia de la empresa si ésta se encuentra inmersa en un mercado evolutivo, donde debe asumir riesgos calculados en la demanda de productos futuros, muchos de ellos con factores de riesgo muy altos. Este riesgo puede ser reducido si se realiza una investigación efectiva y acertada del mercado, pero no siempre se actúa de forma adecuada para evitar dichos riesgos.
Los desarrollos técnicos tienden a concentrarse en los siguientes puntos:
Productos
Materiales
Componentes
Procesos productivos
Equipos de producción
Muchas empresas consideran que los productos son el factor crítico, pero todo depende de la industria y su mercado objetivo.
1) El Departamento de Compras es responsable de la adquisición de materiales y componentes que permiten a la empresa desarrollar sus procesos de producción. Su papel varía considerablemente de una empresa a otra. Algunos responsables de compras solo cumplimentan los pedidos realizados por otros departamentos, mientras otros tienen suficiente autonomía para tomar decisiones en cuanto a que tipo o marca de material se debe comprar.
2) El Departamento de Proceso de Datos se ha convertido en los últimos años en uno de los más importantes de la empresa. Sin embargo, es muy difícil determinar las responsabilidades y funciones del director de este departamento porque los requisitos varían según el tipo de empresa. En las empresas modernas todos los responsables de la gestión disponen en sus despachos de terminales informáticos y es necesario que se familiaricen con los programas y equipos que regulan el tráfico interno y externo de la empresa. En tal caso el director del departamento de proceso de datos tendrá una posición clave e intervendrá en el diseño y puesta en marcha de los procesos informáticos de gestión aprovechando la evolución de las nuevas aplicaciones tecnológicas puestas a disposición del mundo empresarial, como una contribución más efectiva a las posibilidades de crecimiento de la empresa.




LOS PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS

Las comunicaciones dentro de la empresa, como entre ésta y su mercado o entorno económico, dependen de la correcta circulación de la información entre las partes involucradas. Se requieren sistemas adecuados para asegurar que los distintos departamentos funcionales logren sus objetivos. Los sistemas de ofimática e informáticos están diseñados para aportar un gran número de procedimientos sistematizados para alcanzarlos.
Los principios de una correcta gestión empresarial han sido llevados a cabo durante muchos años, todo ello basado en la experiencia y la práctica de los gestores. Sin embargo, al cambiar las demandas funcionales de una organización comercial, por ejemplo, también los sistemas de control deben responder a la nueva situación.
Existen en la actualidad ciertas consideraciones básicas que deben ser establecidas antes de implementar o revisar los procedimientos administrativos:
El propósito de la oficina periférica y el papel que representa dentro de la organización general.
Las interacciones con otras unidades de negocio y con el mercado objetivo.
La naturaleza y la vigencia de los sistemas disponibles para la gestión administrativa.
Los procedimientos empleados: cómo están diseñados y por quién.
Los métodos empleados y los equipos implantados.
La planificación y control de los trabajos para verificar los resultados alcanzados (cantidad y calidad).
El objetivo de éste análisis funcional debe ser conocido y entendido por todo el personal afectado. Una revisión detallada de las actividades de la oficina puede ser percibida por los empleados como una amenaza en su futuro, si no se explican los beneficios que aportará al conjunto y se hace todo el esfuerzo para obtener su cooperación.















CONCLUSION

“La gestión empresarial es una necesidad imperiosa en la economía moderna. Nada de remedios-tipo, sino proyectos de racionalización a todos lo niveles de la organización, para aumentar la productividad y los beneficios de nuestras empresas".
La gestión, se relaciona estrechamente con la naturaleza cambiante del entorno de las empresas, sobre todo, los cambios tecnológicos, siempre deberá centrarse en las personas, sea cual fuere la dimensión de la empresa. Ademas debe estar al tanto de los cambios que se puedan producir en la empresa, utilizando todos los elementos para responder a dichos cambios, en beneficio de sus clientes y de la sociedad en general.
Si es cierto que el idioma es una herramienta para "hacer" cosas, los empresarios que usen las palabras más claras y más simples -pero a la vez, precisas- llegarán con su mensaje a mayor número de personas.
Nosotros como equipo consideramos que la gestión empresarial es una labor que apenas comienza, y que tendrá actualización sistemática y permanente. Los empresarios y gerentes de hoy tienen por delante una gran tarea.
Lo esencial de los conceptos administración, gestión y gerencia está en que los tres se refieren a un proceso de "planear, organizar, dirigir, evaluar y controlar" como lo planteara H. Fayol al principio del siglo o Koontz .
Queremos destacar que en los textos de administración así como en sus funciones prácticas no aparece la palabra ejecución, pues si somos esquemáticos podríamos decir: unos hacen y otros administran. El gerente busca que los grupos y personas logren objetivos específicos en desarrollo de la misión de la organización.





BIBLIOGRAFIA

Perfeccionamiento de la Actividad Económica. Modelo de Gestión Económico-Financiera del Ministerio de Educación Superior. La Habana: Ed. Félix Várela.
2001.-139p.
GAJ, LUIS. Administración estratégica./ Luís Gaj. Brasilia: Ed. Ática S.A. 1993. - 18p.
Autores:
Prof. Oliek González Solán
Lic. en Contabilidad y Finanzas
ramon@eco.reduc.edu.cu
Jorge Luís de la Vega Yabor
Lic. en Contabilidad y Finanzas
delavegayabor@yahoo.es
Categorías: Control. Dirección. Economía.
Idalverto Chiaveneto
Teoria General de la Administración
Cuarta Edición
Editorial: Mc Grill